Thư ký Dự án Xây dựng

1. Công tác thư ký cho Phó Tổng Giám đốc

• Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và chuẩn bị hậu cần (vé máy bay, lưu trú, phương tiện di chuyển) cho các chuyến công tác của Phó Tổng Giám đốc.
• Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và ghi chép biên bản các cuộc họp dự án.

2. Quản lý Hồ sơ & Tài liệu Dự án

• Quản lý luồng văn bản: Tiếp nhận, phân loại và xử lý các công văn đến/đi, công văn nội bộ giữa chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan chức năng.
• Lưu trữ & Hệ thống hóa:
  • Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học (bản cứng và bản mềm) cho toàn bộ tài liệu Phòng Đầu tư Xây dựng.
  • Phân loại và biên mục chi tiết: Hồ sơ pháp lý dự án, hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thi công, hồ sơ hoàn công, tiêu chuẩn kỹ thuật (Specs).
• Theo dõi hợp đồng & thanh toán: Quản lý danh mục theo dõi Hợp đồng, Đơn đặt hàng (PO), hồ sơ phát sinh, hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án.

3. Công tác Hành chính

• Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính: Thông báo, công văn, tờ trình và các biểu mẫu chung của phòng.
• Theo dõi và nhắc nhở tiến độ thực hiện các kết luận cuộc họp hoặc các công việc đã được PTGĐ phê duyệt.
• Quản lý văn phòng phẩm và các công tác hành chính khác của phòng.

4. Các nhiệm vụ khác

• Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ dự án.
• Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan đến Xây dựng/Kỹ thuật.
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án hoặc Hành chính dự án trong lĩnh vực Xây dựng/Bất động sản.
• Có tư duy hệ thống tốt; am hiểu quy trình phân loại, lưu trữ hồ sơ dự án (hồ sơ pháp lý, hoàn công, thanh quyết toán).
• Thành thạo tin học văn phòng, soạn thảo văn bản hành chính, tờ trình, biên bản họp chuyên sâu và các loại công văn dự án.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và đọc hiểu được các thuật ngữ chuyên ngành Xây dựng/Hợp đồng là một lợi thế lớn.
• Nhanh nhẹn, chịu được áp lực công việc cao và có tinh thần trách nhiệm.
• Sẵn sàng đi công tác cùng lãnh đạo khi có yêu cầu.

*** Thông tin liên hệ:

Phòng Nhân sự Tập đoàn Hoa Sen

• Địa chỉ: Toà nhà Tập đoàn Hoa Sen, Số 183 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
• Hotline: 0332.116.161
• Email: tuyendung@hoasengroup.vn

Mọi thắc mắc Quý Anh/Chị vui lòng liên hệ Phòng Nhân sự để được trao đổi chi tiết hơn. Trân trọng cảm ơn!